IT-GSHB 2000 - Betriebsmittelverwaltung

M 2.2 Betriebsmittelverwaltung

Verantwortlich für Initiierung: Behörden-/Unternehmensleitung

Verantwortlich für Umsetzung: Leiter IT, Leiter Organisation

Betriebsmittel (oder Sachmittel) für den IT-Einsatz sind alle erforderlichen Mittel wie Hardware-Komponenten (Rechner, Tastatur, Drucker usw.), Software (Systemsoftware, Individualprogramme, Standardprogramme u. ä.), Verbrauchsmaterial (Papier, Toner, Druckerpatronen), Datenträger (Magnetbänder, Disketten, Streamertapes, Festplatten, Wechselplatten, CD-ROMs u. ä.).

Die Betriebsmittelverwaltung umfaßt die Abwicklung der Aufgaben:

Beschaffung der Betriebsmittel,
Prüfung vor Einsatz,
Kennzeichnung und
Bestandsführung.

Die Beschaffung von Betriebsmitteln ist beim Einsatz von Informationstechnik von besonderer Bedeutung. Mit einem geregelten Beschaffungsverfahren lassen sich insbesondere die Ziele unterstützen, die mit dem Einsatz von Informationstechnik angestrebt werden: Leistungssteigerung, Wirtschaftlichkeit, Verbesserung der Kommunikationsmöglichkeiten.

Neben reinen Wirtschaftlichkeitsaspekten kann durch ein geregeltes Beschaffungsverfahren - das von zentraler Stelle aus vorgenommen werden kann - auch die Neu- und Weiterentwicklung im Bereich der Informationstechnik stärker berücksichtigt werden.

Eine zentrale Beschaffung sichert darüber hinaus die Einführung und Einhaltung eines "Hausstandards", der die Schulung der Mitarbeiter und Wartungsaktivitäten vereinfacht.

Mit einem geregelten Prüfverfahren vor Einsatz der Betriebsmittel lassen sich unterschiedliche Gefährdungen abwenden. Beispiele sind:

Überprüfung der Vollständigkeit von Lieferungen (z. B. Handbücher), um die Verfügbarkeit aller Lieferteile zu gewährleisten,
Test neuer PC-Software sowie neuer vorformatierter Datenträger mit einem Computer-Viren-Suchprogramm,
Testläufe neuer Software auf speziellen Test-Systemen,
Überprüfung der Kompatibilität neuer Hardware- und Software-Komponenten mit den vorhandenen.

Erst mit Hilfe einer Bestandsführung der eingesetzten Betriebsmittel ist es möglich, den Verbrauch zu ermitteln und Nachbestellungen zu veranlassen. Darüber hinaus ermöglicht die Bestandsführung Vollständigkeitskontrollen, Überprüfung des Einsatzes von nicht genehmigter Software oder die Feststellung der Entwendung von Betriebsmitteln. Hierzu bedarf es einer eindeutigen Kennzeichnung der wesentlichen Betriebsmittel mit eindeutigen Identifizierungsmerkmalen (z. B. gruppierte fortlaufende Inventarnummern). Zusätzlich sollten die Seriennummern vorhandener Geräte wie Bildschirm, Drucker, Festplatten etc. dokumentiert werden, damit sie nach einem Diebstahl identifiziert werden können.

Für die Bestandsführung müssen die Betriebsmittel in Bestandsverzeichnissen aufgelistet werden. Ein solches Bestandsverzeichnis muß Auskunft geben können über:

Identifizierungsmerkmale,
Beschaffungsquellen, Lieferzeiten,
Verbleib der Betriebsmittel,
Lagervorhaltung,
Aushändigungsvorschriften und
Wartungsverträge, Wartungsintervalle.

Ergänzende Kontrollfragen:

Ermöglicht die Bestandsführung eine Vollständigkeitskontrolle?
Welche Prüfverfahren vor Einsatz sind eingeführt worden? Welche Ergebnisse wurden erzielt?
Ist der Beschaffungsgang geregelt oder gibt es die Möglichkeit, die Betriebsmittelverwaltung bei Beschaffungvorgängen zu umgehen?
Wie aktuell ist das Bestandsverzeichnis?